Michael Seguel P.

Reuniones de coordinación con el jefe, con los compañeros de trabajo o con clientes. Citas que pueden ser en la mañana, en un almuerzo, o bien en la tarde. Todas las anteriores son situaciones que viven todos los días trabajadores del país. Pero, ¿qué pasa cuando los horarios no calzan, se fijan otras reuniones o simplemente el empleado tiene mucho trabajo? La tentación de cancelar una reunión aparece de forma inmediata.

"La forma de no asistir a una reunión debe estar basada en una razón laboral y en la priorización de tareas. Nunca la razón puede ser 'no me agrada', 'me da lata'. Esas son razones personales y emocionales que entorpecen el futuro desarrollo de los trabajos", dice Pablo Marassi, jefe de la carrera de Psicología de la Universidad SEK.

vea si sirve su presencia

"Un criterio válido (para restarse) es la evaluación que cada uno hace, el jefe incluido, del valor que agrega cada miembro del equipo en la reunión. Si yo no agrego valor, no se justifica mi presencia", aclara Pablo Marassi.

Por lo mismo, fíjese en cada detalle antes de pensar en cancelar una reunión: temas a tratar, personas involucradas, e importancia de la reunión para su labor espécífica en la empresa.

Avisar con tiempo

Como estamos hablando de justificaciones ajenas a una enfermedad, al momento de cancelar una reunión de trabajo, debe procurar hacerlo con tiempo.

"Va a depender de la reunión y de con quien uno se reúna: si me citó mi jefe, la razón para justificar la cancelación de la reunión debe ser muy grande. Si me juntaré con colegas, la idea es avisarles con un par de días de anticipación y dando las razones de ello", indica Andrés Cardemil, fundador de HumanNet Consultores.

El mejor método para dar mayor solemnidad a la cancelación de una cita de trabajo es recurrir a la antigua llamada telefónica. Escuchar la voz de otro demuestra preocupación.

Reunión más corta

Opción dos: tener claro los puntos a tratar y proponer a las personas con que se iba a reunir, tener una junta más corta.

Para esto sirve que el clásico ítem de "varios" u "otros" sea erradicado de la reunión.

Mientras más rápida y precisa sea la reunion, mejor. Ojo, debe primar la seriedad. Por muy buen ambiente laboral que tenga su oficina, evite las desconcentraciones, chistes o comentarios fuera de lugar que interrumpan la cita.

Cadenas de correos

Como último recurso, acomode todo para una "cadena" de correos, preguntando antes si es que a su interlocutor le acomoda este formato. Use mensajes directos, rápidos y precisos, armando una tabla de puntos a discutir para que quien reciba el mensaje tenga claro cuáles es el foco de la reunión.

Además, pregunte por la posibilidad de afinar las conclusiones conversando en la oficina.

Por favor, evite ocupar redes sociales como Whatsapp o Facebook para esto, por la informalidad que plantean, a menos que el mensaje que debe entregar sea urgente.

"Si me citó mi jefe, la razón para justificar la cancelación de la reunión debe ser muy grande. Si me juntaré con los colegas, la idea es avisarles con anticipación".

Andrés Cardemil, director, de HumanNet Consultores"

"La forma de no asistir a una reunión debe estar basada en una razón laboral y en la priorización de tareas. Nunca la razón puede ser 'no me agrada' o 'me da lata'".

Pablo Marassi, jefe de psicología de la Universidad SEK"

No se quede en las excusas

Trate de no quedarse sólo en justificaciones o excusas. Cuando falte a una reunión sin tener una razón "contundente" que justifique su ausencia, vaya un paso más allá. "No será suficiente ofrecer las disculpas correspondientes, sino que será necesario demostrar en la práctica un mayor compromiso e involucramiento con los objetivos y las personas del equipo. Quien lidere el equipo deberá ser capaz de reconocer el problema y desarrollar estrategias orientadas a reestablecer las metas compartidas", dice Pablo Marassi.

Muestre interés por la reunión a la que faltó

"No debe ser un capricho el hecho de no asistir. Siempre debe entregar argumentos de peso para ausentarse. Y con posterioridad a la reunión, debe mostrar interés por informarse de los temas tratados en ella", dice Andrés Cardemil, director de HumanNet Consultores. Por lo mismo, debe hacer el esfuerzo de preguntar -primero a los compañeros de trabajo- por las tareas planteadas en la renunión y ante la jefatura mostrarse dispuesto asumir labores o responsabilidades que quedaron vacantes.

Los "tonos" importan, siempre

Si cuando vuelve a la oficina luego de ausentarse a una reunión importante, tanto compañeros como jefes lo miran con "mala cara", piense por qué ocurrió. Una respuesta puede ser el "tono" agresivo, grosero o confianzudo en que planteó su ausencia. "La justificación debe, preferentemente estar basada en la tarea y no en las emociones o malestar. Nunca pueden existir descalificaciones. Se debe argumentar de modo que todos puedan concluir que la propuesta es razonable, conveniente y oportuna", explica Marassi.